CZYM TŁUMACZENIE PRZYSIĘGŁE RÓŻNI SIĘ OD APOSTILLE?

Przy przygotowywaniu dokumentów do wykorzystania za granicą często pojawia się pytanie: czy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe czy Apostille? Czasami klienci pytają mnie, czy jest to to samo. W rzeczywistości są to dwa zupełnie różne instrumenty prawne, które pełnią odmienne funkcje.

Wyjaśnijmy, czym różni się tłumaczenie przysięgłe od Apostille, kiedy potrzebne jest każde z nich i czy można ograniczyć się tylko do jednego z tych poświadczeń.

Czym jest tłumaczenie przysięgłe?

Tłumaczenie przysięgłe to tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego, który złożył ślubowanie przed Ministrem Sprawiedliwości i jest wpisany na oficjalną listę tłumaczy przysięgłych.

Taki tłumacz nie tylko przekłada treść dokumentu, lecz także poświadcza swoją pieczęcią i podpisem, że tłumaczenie jest zgodne z przedstawionym dokumentem (jak wybrać tłumacza przysięgłego).

Dlatego tłumaczenia przysięgłe są akceptowane przez polskie urzędy, sądy, uczelnie, urzędy stanu cywilnego, urzędy wojewódzkie oraz inne instytucje.

Trzeba jednak zrozumieć jedną bardzo ważną rzecz:

Tłumacz przysięgły poświadcza prawidłowość tłumaczenia, a nie autentyczność samego dokumentu.

Jeżeli tłumaczowi zostanie przedstawiony podrobiony dyplom lub akt stanu cywilnego, może nie rozpoznać fałszerstwa. Tłumacz przysięgły nie jest biegłym z zakresu kryminalistyki i nie przeprowadza ekspertyz technicznych dokumentów.

Czym jest Apostille?

Apostille to szczególna forma poświadczenia autentyczności dokumentu urzędowego przewidziana przez Konwencję haską z dnia 5 października 1961 r. Zarówno Białoruś, jak i Polska są stronami tej konwencji.

Apostille potwierdza:

• autentyczność podpisu urzędnika;
• autentyczność pieczęci lub stempla;
• uprawnienia osoby, która podpisała dokument.

Innymi słowy, Apostille nie potwierdza treści dokumentu, lecz potwierdza, że dokument rzeczywiście został wydany przez właściwy organ państwowy.

Przykładowo, jeżeli białoruski dyplom ma zostać wykorzystany w Polsce, polska instytucja musi mieć pewność, że dokument został rzeczywiście wydany przez legalnie działającą uczelnię, a nie został sporządzony w sposób nieuprawniony. W tym celu właściwy organ Republiki Białorusi umieszcza na dokumencie Apostille.

Najczęściej Apostille ma formę specjalnej naklejki lub oddzielnego arkusza z nagłówkiem „APOSTILLE”.

Tłumaczenie przysięgłe a Apostille – jaka jest różnica?

Jeżeli uprościć odpowiedź do jednego zdania:

Tłumaczenie przysięgłe potwierdza prawidłowość tłumaczenia, natomiast Apostille potwierdza autentyczność dokumentu.

Tłumaczenie przysięgłe odpowiada na pytanie:

„Czy tekst został poprawnie przetłumaczony?”

Apostille odpowiada na pytanie:

„Czy dokument został rzeczywiście wydany przez właściwy organ państwowy?”

Dlatego te procedury nie zastępują się wzajemnie, lecz bardzo często się uzupełniają.

Czy można uzyskać Apostille dla każdego dokumentu?

Nie.

Apostille można uzyskać wyłącznie dla dokumentów, dla których przewidują to przepisy danego państwa. W praktyce najczęściej chodzi o dokumenty urzędowe, dokumenty notarialne, dokumenty dotyczące wykształcenia, akty stanu cywilnego oraz niektóre inne dokumenty.

Przykładowo Apostille można zazwyczaj uzyskać dla:

• aktów urodzenia;
• aktów małżeństwa;
• aktów zgonu;
• dyplomów;
• świadectw ukończenia szkoły;
• suplementów do dyplomów;
• dokumentów notarialnych;
• niektórych zaświadczeń wydawanych przez organy państwowe.

Nie można jednak przynieść dowolnej kartki papieru i zażądać umieszczenia na niej Apostille.

Przykładowo Apostille nie jest wydawane dla dokumentów, które nie są dokumentami urzędowymi w rozumieniu Konwencji haskiej, ani dla dokumentów, których pochodzenia nie można zweryfikować.

Dlatego przed złożeniem dokumentów zawsze warto upewnić się, czy dany dokument należy do kategorii dokumentów podlegających Apostille.

Co należy zrobić najpierw – uzyskać Apostille czy wykonać tłumaczenie?

W większości przypadków najpierw uzyskuje się Apostille na oryginale dokumentu.

Dopiero potem wykonuje się tłumaczenie przysięgłe dokumentu wraz z Apostille.

Pozwala to przetłumaczyć cały komplet dokumentów i uniknąć dodatkowych pytań ze strony zagranicznej instytucji.

Przykład:

1. Na dyplomie zostaje umieszczone Apostille na Białorusi.
2. Dyplom wraz z Apostille zostaje przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego w Polsce.
3. Do instytucji składany jest już kompletny zestaw dokumentów.

Taka kolejność jest najczęściej spotykana w praktyce.

Czy można uzyskać Apostille dla tłumaczenia przysięgłego?

Tak, w niektórych sytuacjach jest to możliwe, a nawet konieczne.

Przykładowo, jeżeli tłumaczenie przysięgłe zostało wykonane w Polsce i ma zostać wykorzystane w innym państwie, zagraniczna instytucja może zażądać potwierdzenia, że tłumaczenie rzeczywiście zostało sporządzone przez polskiego tłumacza przysięgłego.

W takim przypadku najpierw wykonuje się tłumaczenie przysięgłe, a następnie potwierdza autentyczność podpisu tłumacza. Na dokument może zostać naniesione Apostille zgodnie z obowiązującą procedurą.

W praktyce zdarza się to znacznie rzadziej niż Apostille dla dokumentów źródłowych, jednak taka możliwość istnieje.

W takim przypadku Apostille nie potwierdza autentyczności dyplomu, aktu stanu cywilnego czy innego dokumentu źródłowego, lecz autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego.

Czy Apostille jest zawsze wymagane?

Nie.

Wymagania zależą od kraju oraz konkretnej instytucji.

W niektórych przypadkach wystarczy samo tłumaczenie przysięgłe. W innych konieczne jest zarówno Apostille, jak i tłumaczenie przysięgłe. Zdarza się również, że dokument zostaje przyjęty bez żadnych dodatkowych poświadczeń na podstawie odpowiednich umów międzynarodowych.

Dlatego przed przygotowaniem dokumentów warto zawsze sprawdzić wymagania instytucji, do której będą one składane.

Gdzie uzyskać Apostille na Białorusi?

Na Białorusi organ właściwy do umieszczenia Apostille jest określany nie przez wnioskodawcę, lecz przez to, jaki urząd wydał dany dokument. Dlatego przed złożeniem dokumentów należy prawidłowo ustalić właściwy organ.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Republiki Białorusi

Główny Urząd Konsularny MSZ umieszcza Apostille na:

• zaświadczeniach o niekaralności;
• zaświadczeniach o miejscu zamieszkania;
• zaświadczeniach o stanie cywilnym;
• aktach urodzenia;
• aktach małżeństwa;
• aktach rozwodu;
• aktach zgonu;
• dokumentacji medycznej;
• dokumentach podatkowych;
• innych dokumentach wydanych przez organy państwowe, które nie należą do właściwości sądów ani systemu oświaty.

Dokumenty można złożyć wyłącznie po wcześniejszym wpisaniu się do rejestru prowadzonego przez Główny Urząd Konsularny Ministerstwa Spraw Zagranicznych Republiki Białorusi pod adresem: Mińsk, ul. Karola Marksa 37A.

Główne Zarządy Sprawiedliwości Obwodowych Komitetów Wykonawczych oraz Mińskiego Miejskiego Komitetu Wykonawczego

Organy wymiaru sprawiedliwości umieszczają Apostille na:

• dokumentach poświadczonych notarialnie;
• pełnomocnictwach;
• zgodach notarialnych;
• testamentach;
• notarialnie poświadczonych kopiach dokumentów;
• orzeczeniach sądowych;
• postanowieniach sądowych oraz innych dokumentach wydanych przez sądy.

Przykładowo mieszkańcy Mińska mogą zwrócić się do Głównego Zarządu Sprawiedliwości Mińskiego Miejskiego Komitetu Wykonawczego przy ul. Leningradzkiej 10. W przypadku dokumentów z obwodu mińskiego właściwy jest Główny Zarząd Sprawiedliwości Mińskiego Obwodowego Komitetu Wykonawczego przy ul. Karola Liebknechta 68.

Ministerstwo Edukacji Republiki Białorusi

Departament Kontroli Jakości Edukacji umieszcza Apostille na dokumentach dotyczących wykształcenia:

• dyplomach;
• świadectwach ukończenia szkoły;
• zaświadczeniach o przebiegu nauki;
• suplementach do dyplomów i świadectw;
• innych dokumentach wydanych przez placówki edukacyjne.

Departament Archiwów i Zarządzania Dokumentacją Ministerstwa Sprawiedliwości

Ten organ umieszcza Apostille na dokumentach wydanych przez państwowe archiwa Republiki Białorusi:

• zaświadczeniach archiwalnych;
• wypisach archiwalnych;
• archiwalnych kopiach dokumentów.

Ważne: jeżeli dokument zostanie złożony do niewłaściwego organu, który nie jest uprawniony do umieszczenia Apostille na danej kategorii dokumentów, wniosek nie zostanie rozpatrzony. Dlatego przed złożeniem dokumentów warto wcześniej ustalić, jaki urząd wydał dokument i który organ jest właściwy do umieszczenia na nim Apostille.

Podsumowanie

Tłumaczenie przysięgłe i Apostille to dwa różne instrumenty prawne.

Tłumaczenie przysięgłe potwierdza prawidłowość tłumaczenia dokumentu.

Apostille potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci oraz pochodzenia dokumentu.

Jeżeli tłumaczenie przysięgłe odpowiada na pytanie „czy dokument został poprawnie przetłumaczony?”, to Apostille odpowiada na pytanie „czy dokument został rzeczywiście wydany przez właściwy organ?”.

W wielu przypadkach do wykorzystania białoruskich dokumentów w Polsce potrzebne są zarówno Apostille, jak i tłumaczenie przysięgłe. W niektórych sytuacjach Apostille może zostać umieszczone również na samym tłumaczeniu przysięgłym, jeżeli dokument ma być wykorzystany w innym państwie.